Правила эффективного онбординга: практическое руководство для HR-специалистов

Что такое онбординг и зачем он нужен новым сотрудникам

Онбординг — это комплексный процесс интеграции новых сотрудников в компанию, который играет ключевую роль в их дальнейшей вовлечённости, удовлетворённости работой и компанией в целом. Обычно онбординг включает в себя введение в корпоративную культуру, обучение основным хард-скилам и получение обратной связи от нового сотрудника.

Эффективный онбординг помогает новым сотрудникам быстрее адаптироваться к корпоративной культуре, улучшает их производительность и снижает текучесть кадров.

Эксперты в области управления персоналом подчёркивают важность онбординга для успешной адаптации сотрудников. Согласно исследованию SHRM*, в компаниях с эффективными программами онбординга уровень удержания новых сотрудников увеличивается на 82%, а их производительность — на 70%.

Как организовать онбординг

Чтобы было проще подготовиться к выходу нового сотрудника, предлагаем составить чек-лист и сверяться с ним при организации онбординга.

• Подготовка рабочего места: проверить наличие компьютера, канцелярских принадлежностей и других необходимых ресурсов.
• Подготовительные материалы: создать информационный пакет с корпоративной политикой, инструкциями, контактами ключевых сотрудников и прочими необходимыми материалами.
• Назначение наставника: выбрать опытного сотрудника, который будет помогать новому коллеге в первые дни работы.
• План первого дня: составить расписание встреч и тренингов для знакомства с командой и задачами.

Первый день нового сотрудника

Первый день на новой работе — один из ключевых этапов онбординга, который закладывает основы для успешной адаптации. Вот пошаговый план действий для первого дня:

1. Приветственная встреча. Организуйте встречу сотрудника с HR-менеджером и/или руководителем, чтобы обсудить план на день и ответить на вопросы.
2. Тур по офису. Если сотрудник работает в офисе, проведите экскурсию: покажите рабочее место, общие зоны и важные места, такие как кухня и комнаты для переговоров.
3. Встреча с коллегами. Представьте нового сотрудника команде и попросите команду рассказать о себе — это также поможет снизить градус серьёзности и разрядить обстановку.
4. Обучение. Начните с основных рабочих инструментов и систем, используемых в компании. Убедитесь, что у сотрудника есть доступ к необходимым документам и программам.
5. Обзор принципов корпоративной политики. Предоставьте новичку информацию о корпоративной культуре, правилах компании, стандартах поведения и ожиданиях работодателя.
6. План на ближайшую неделю. Обсудите краткосрочные цели и задачи на первую неделю. Это могут быть обучающие тренинги, знакомство с проектами и первые самостоятельные задания.
7. Обед с командой. Если есть возможность, организуйте совместный обед с ближайшими коллегами, чтобы создать неформальную обстановку для знакомства и общения.
8. Обратная связь. В конце дня поговорите с новым сотрудником: узнайте его впечатления и ответьте на возможные вопросы. Это поможет новичку почувствовать поддержку и быть уверенным, что его не оставят разбираться со всем самостоятельно.

Долгосрочная стратегия адаптации

Когда начальный этап онбординга пройден, пора переходить к долгосрочной стратегии адаптации. Она направлена на успешную интеграцию нового сотрудника в компанию и определение возможных путей его карьерного развития.

Долгосрочные цели включают не только освоение рабочих обязанностей, но и развитие профессиональных навыков, повышение уровня вовлечённости и удовлетворённости новой работой. Вот что поможет определить долгосрочные планы.

• План развития. Создание индивидуального плана развития, объединяющего краткосрочные и долгосрочные цели, способствует профессиональному росту сотрудника. План должен включать конкретные задачи, обучающие курсы для прокачки отдельных навыков и возможности для повышения квалификации.

• Регулярные отзывы. Организация регулярных встреч для обсуждения прогресса и получения обратной связи помогает сотруднику понять свои сильные стороны и определить зоны роста. Это также позволяет скорректировать план развития по мере необходимости.
• Обучение и развитие. Стоит использовать разнообразные форматы и подходы к обучению новых сотрудников: тренинги и курсы, знакомящие новых сотрудников с основами работы компании, корпоративной культурой и основными рабочими процессами, обучение конкретным задачам и технологиям, которые сотрудники будут использовать в своей работе, а также онлайн-платформы для самостоятельного изучения материалов и прохождения тестов.

• Вовлечение в проекты. Постепенное включение в крупные и значимые проекты помогает сотруднику приобрести опыт и уверенность в своих силах. Это также способствует развитию навыков командной работы и лидерства.
• Адаптация в команде. Чтобы новый сотрудник плавно влился в уже устоявшийся коллектив, стоит уделить внимание тимбилдингу: это не только корпоративы и тусовки, но и банально совместные обеды в офисе.

«Качественно выстроенный процесс онбординга помогает плавному погружению нового сотрудника в профессиональную роль, в жизнь, культуру и процессы компании.

Поэтому главная цель онбординга — создать ньюкамерам эффективный и прозрачный вход в компанию для соответствия тем ролям, на которые вы их нанимали. Важно помнить, что это первый процесс компании, с которым встречается новый сотрудник, а значит, от него зависит первое впечатление ньюкамера: радость от верного выбора работодателя или разочарование.

За время онбординга не только компания принимает решение, соответствует ли сотрудник должности, но и сам сотрудник делает выбор, подходит ли ему компания, поэтому процесс онбординга очень важен для выстраивания долгосрочного сотрудничества. Необходимо сопровождать и поддерживать новичка на протяжении всего срока адаптации в компании, а также быть всё время на связи, чтобы вовремя определить, если что-то пошло не так».

Как оценить успех онбординга

Отзывы сотрудников

Собирать обратную связь у сотрудников можно через анонимные опросы или личные интервью. Вот примеры вопросов, которые можно задать новичку в процессе или после прохождения онбординга.

1. Как вы оцениваете свой опыт онбординга?
2. Насколько понятна для вас корпоративная культура компании?
3. Была ли поддержка наставников и коллег достаточной?
4. Что в процессе онбординга вам понравилось, а что вы бы улучшили?

Таблицы KPI

Для объективной оценки успеха онбординга можно также использовать ключевые показатели эффективности.

Цифры помогают выявить сильные и слабые стороны программы онбординга. Например, если текущее удержание сотрудников ниже целевого показателя, стоит задуматься об улучшении программы.

На Карьерном маркетплейсе hh.ru — топовые специалисты из крупных компаний, которые поделятся опытом успешной организации онбординга и помогут взглянуть на процессы вашей компании под другим углом.

* SHRM (от англ. Society for Human Resource Management) — Общество управления человеческими ресурсами