Не уходите по-английски: как попрощаться со всеми перед увольнением и почему это важно

Прощальное письмо — это обязательно?

Ведь вы уже поставили в известность руководство, чтобы оно могло подыскать вам замену, написали заявление на увольнение и отрабатываете положенные по закону две недели. Формально вы больше ничего не должны этой компании и этим людям.

Но отношения в современных командах часто выходят далеко за пределы подчёркнуто деловых. Наверняка вас с коллегами всё это время связывали не просто офис и общие проекты, но и нечто большее: сложные, но интересные вызовы, в которых вы помогали друг другу и узнавали друг друга лучше, общие традиции, забавные моменты, шутки или неожиданно душевные разговоры во время кофе-брейка и так далее. Словом, вместе вы прожили маленькую жизнь. Уйти молча после такого было бы обидно.

Есть и другие аргументы в пользу прощального письма. Вот для чего оно нужно.

Помочь компании сохранить привычную цепочку выполнения задач
Указывая в письме дату увольнения, вы даёте коллегам возможность заранее обсудить с вами всё самое важное перед уходом. Например, с кем теперь держать связь по совместному кейсу, кто возьмёт на себя ваши задачи — временно или на постоянной основе, какие дела необходимо закончить до дня Х и так далее. Так важные процессы внутри компании не пострадают.

Дать команде честную и исчерпывающую информацию
Окутывая свой уход тайной и пытаясь сохранять режим секретности, вы лишь спровоцируете больше слухов и обсуждений на работе. Письмо поможет вам остаться открытым для коллег и провести последние дни в компании в приятной атмосфере.

Облегчить расставание для всех
Конечно, разрыв деловых отношений ещё не означает прекращение общения в принципе. Даже перестав быть коллегами, вы всё равно сможете оставаться на связи и проводить время вместе с теми, с кем работали. Однако тот факт, что вы больше не будете частью этой команды, может быть болезненным как для вас, так и для некоторых других. Подобрав нужные слова, можно показать, что вам тоже непросто говорить «до свидания», но вы цените этот совместный опыт. Это превратит лиричный момент в запоминающийся.

Поблагодарить не общими словами, а конструктивно
Брошенная устно или в корпоративном чате в последний рабочий день фраза «Всем спасибо, вы молодцы!» ничего не скажет вашим коллегам. Для того чтобы признательность звучала не шаблонно и шла от сердца, точно потребуется больше чем пара слов или строчек. В письме вы можете не только развёрнуто поблагодарить целый отдел или конкретного сотрудника, но и оставить напутствия и пожелания бывшей команде. Ведь вы знаете её, как никто другой, и понимаете, что именно этим людям важно услышать, что их будет мотивировать.

Как написать такое письмо

Чтобы ваше заключительное слово «попало» в сердца коллег и одновременно помогло решить самые необходимые организационные вопросы перед увольнением, важно держаться золотой середины в его написании — быть где-то между деловым стилем и дружеским посланием. Для этого есть несколько несложных правил.

Заранее подумайте об основном посыле письма
Решите, что для вас важнее: оставить после себя подробные инструкции или же отзыв коллегам о работе плечом к плечу с ними. А может, и то и другое. Отталкиваясь от этого, составлять и структурировать текст будет проще.

В то же время, продумывая письмо, не увлекайтесь его редактированием и самоцензурой. Оно не должно быть слишком официальным, иначе будет читаться как рядовой скучный документ. Но и фамильярности в нём не допускайте. Попробуйте писать, что думаете и чувствуете.

Обращайтесь адресно
Если людей, которым вам есть что сказать напоследок, много, по примеру автора комментария выше разделите адресатов на группы и составьте персональные письма. Не обязательно писать абсолютно каждому человеку в компании. Лично попрощайтесь с теми, с кем в связке вы работали чаще всего, кто из команды вам особенно близок, кто сыграл для вас ключевую роль в компании.

Выберите способ коммуникации
Обычно такие письма рассылают напрямую на электронные адреса коллег. Но, если в вашей компании принято общаться в чатах или вести переписку лично в мессенджерах, поделитесь своей финальной речью там. Отправляйте письма так, чтобы быть уверенным, что они не затеряются и точно будут прочитаны.

Не забудьте указать обязательную информацию в письме
Начните с даты вашего последнего рабочего дня. И хорошо, если с момента отправки письма и до увольнения у ваших коллег, клиентов и партнёров будет достаточно времени, чтобы привести общие дела в порядок, как мы и говорили ранее.

Если вы общались по корпоративным каналам, в конце письма оставьте свои актуальные личные контакты: e-mail, ссылку на себя в мессенджерах, номер телефона. Вдруг у бывших коллег возникнут вопросы по работе, которую вы выполняли. Ну и для того, чтобы не жечь мосты за собой и оставаться на связи с ними или руководством, — это ещё может пригодиться.

Поработайте над содержанием
Поприветствуйте каждого адресата по имени и коротко сообщите, о чём письмо, чтобы тот понимал, что получил от вас не какую-то рабочую корреспонденцию, а частное послание.

Например: «Андрей Сергеевич, здравствуйте. Я заканчиваю свою работу в компании и перед уходом хотел бы лично сказать вам несколько важных слов».

Отметьте, какие его качества и сильные стороны нравились вам, что вас вдохновляло, чему вы смогли у него научиться. Вспомните самые важные этапы совместной работы, знаковые проекты или ситуацию, в которой этот человек повлиял на вас как на профессионала.

Например: «С вами было очень комфортно и здорово работать! Мне всегда нравилось, что вы умеете шутить даже в самые сложные периоды, помогая нам собраться в ответственный момент и со всем справиться. Я с первого дня ценил вашу способность задавать команде важные и точные вопросы для принятия решений. Благодаря вам я и сам этому научился и теперь буду использовать это в своей дальнейшей работе».

Подмечайте трогательные мелочи. Можно упомянуть не только общие корпоративные победы, но и вспомнить случаи, не относящиеся к работе напрямую, которые открыли для вас человека с новой стороны.

Например: «Маша, все наши сложности и горячие споры по согласованию бюджета забудутся, а твои пышки, которые ты пекла для отдела, — никогда! Буду скучать по ним!».

Воздержитесь от критики и негатива
Даже если вы умеете предсказывать будущее точно знаете, что больше никогда не вернётесь в эту компанию и не встретитесь с этими людьми, не стоит выговаривать в прощальном письме всё, что наболело. И уж тем более грубить. Обиженный руководитель или эйчар вполне могут внести ваше имя в чёрные списки соискателей. К чему вам такие проблемы.

Лучше сфокусируйтесь на положительных моментах, оставайтесь дружелюбным и вежливым в тексте. А если и есть проблема, о которой вы не можете промолчать, в письме предложите свои варианты её решения.

Например: «В нашей работе часто меняются стандарты качества и появляются новые правила. Но из-за огромного потока задач у моих коллег не всегда есть возможность вовремя это отслеживать. Многие из них тратят выходные и даже отпуска на то, чтобы изучить нововведения. Было бы здорово организовать для них какой-то доступный формат обучения или выделить специалиста, который будет следить за обновлениями и вовремя рассказывать о них команде. Тогда и ребята не будут перерабатывать, и процессы в компании будут строиться по актуальным регламентам».

Выберите оптимальное время для рассылки писем

• Отправляйте их хотя бы за несколько дней до своего увольнения. А лучше за неделю-полторы. Но точно не стоит делать этого постфактум. Во-первых, это может обидеть некоторых сотрудников, которые хотели бы поговорить с вами лично перед уходом. Во-вторых, так ключевая информация, которая нужна другим для работы, может сильно запоздать.
• Не отправляйте письма в пятницу, особенно ближе к вечеру. В это время все обычно уже настроены на предстоящие выходные и рабочую почту или мессенджеры могут не проверять.
• Не рассылайте их и в дни серьёзных совещаний или сдачи крупных проектов, чтобы не отвлекать команду. Подберите наиболее расслабленный момент, чтобы рассказать людям о том, что вы чувствуете, уходя.

Покидая компанию, в которой какое-то время проработали, мы часто переживаем целый спектр эмоций. Как минимум лёгкое волнение перед новым жизненным этапом или ощущение лёгкости от принятого решения. Но вместе с тем могут быть и другие чувства — недосказанности или растерянности, например. Как раз поэтому прощальное письмо нужно не только коллегам, но и вам — как своеобразная завершающая терапевтическая практика для проработки и осознания момента. Ведь, чтобы двигаться навстречу переменам, необходимо уметь говорить «Прощай!».