Персональный помощник для руководителя: как выбрать и какие функции передать
⏱ Время прочтения — 12 минут
Персональный помощник для руководителя: как выбрать и какие функции передать
К мысли о поиске персонального помощника каждый приходит по разным причинам: кто-то стал уходить с работы в ночи, кто-то начинает чувствовать, что тратит всё время на рутинные дела и «операционку», для кого-то секретарь — признак статуса и уровня должности.
Причины поиска помощника
1. Организационные.Компания растет, появляются новые направления, и у руководителя не хватает времени, чтобы контролировать ключевые точки в каждом из блоков работ.
«Если ваша компания достигает численности 20 человек или у руководители появляется более чем четыре направления внимания (маркетинг, работа с клиентами, контроль финансов, работа с поставщиками и т. д.), то пора задуматься о помощнике, который будет помогать отслеживать сроки, встречи и договоренности».
Если вы ловите себя на мысли, что всё держится на вас, что легче всё сделать самому, чем кому-то отдавать, и, как следствие, ваш рабочий день растягивается до бесконечности, вы всё меньше и реже общаетесь с друзьями и близкими, то самое время спланировать передачу части операционных вопросов и начать делегировать задачи, которые может сделать другой человек.
3. Имиджевые.Статус руководителя, несомненно, важная вещь. И в некоторых случаях важно, чтобы в общении с клиентами и контрагентами организационные вопросы по встречам и документам решал не лично руководитель, а его помощник.
Какой бы причиной ни руководствовались вы, плюсы от появления такого сотрудника вы оцените довольно быстро. Помощник, взяв на себя организационные и рутинные задачи, вернет вам возможность заниматься действительно важными, стратегическими вопросами.
Однако даже при таких очевидных преимуществах многие руководители долго не решаются взять себе помощника. Самая распространенная причина — некогда: трудно искать, долго обучать, неизвестно, подойдет ли новый человек, а ресурса (и материального, и морального) на всё это нужно немало. Представляя эти дополнительные затраты, многие руководители откладывают принятие решения о помощнике на неопределенное время, продолжая каждый день на работе погребать себя под рутинными задачами.
Чтобы облегчить принятие решения, брать или нет помощника, директор по персоналу компании «Велес капитал» Марина Миронова советует задать себе следующие вопросы:
В них входит отправка документов, подтверждение встреч и платежей, бронирование машин, ресторанов, билетов, написание типовых писем, контроль плановых вопросов. Для более точного ответа на этот вопрос попробуйте вести 3–4 дня дневник рабочего дня, в котором будете отмечать типы активности и время, потраченное на них. Если процент таких задач более 40%, то вам точно пора задуматься о помощнике.
Например, стратегия развития, отношения с ключевыми клиентами, поставщиками. Если подобная работа постоянно откладывается или занимает менее 40% вашего рабочего времени, то пора задуматься о помощнике.
Если в компании появится сотрудник с окладом 50 000 — 100 000 рублей, насколько расходы на его содержание будут критичными для бизнеса?
Если вы приняли решение о найме персонального помощника, то перед вами встает еще несколько вопросов:
- Где и как искать подходящего человека?
- Как оценить квалификацию кандидата?
- Какой уровень оклада ему предложить?
- Какие задачи делегировать?
По стратегии поиска существует несколько подходов, каждый из которых имеет свои плюсы и минусы. Итак, способы поиска помощника директора:
Спросите, нет ли у них знакомых с нужными навыками, которые ищут работу. В данном поиске есть свои преимущества: вы не тратите время на поиск и отбор, вы не платите знакомым, вам дают развернутые рекомендации на кандидата. Но есть очень большие недостатки: вы берете не того человека, который подходит именно вам, а того, кого посоветовали. В некоторых случаях не очень удобно отказывать родственникам или знакомым, которые не просто предлагают кандидата, но и всячески его расхваливают или рекомендуют взять. Отказывая в таком случае, вы как бы демонстрируете недоверие рекомендателю.
Вы можете выложить пост о поиске помощника на своих страницах в соцсетях и получить какое-то количество откликов от людей различного уровня профпригодности. Можете зарегистрироваться на hh.ru и поискать кандидата по размещенным там резюме. Или опубликовать вакансию и ждать откликов, а затем разбирать резюме и приглашать подходящих соискателей на собеседование. «Проведя минимум 10 интервью, вы, вероятно, определитесь с потенциальным претендентом на роль помощника. Но вам еще предстоит мотивировать его прийти именно к вам, — говорит директор по персоналу компании «Велес капитал» Марина Миронова. — Сейчас мы работаем в условиях рынка кандидатов, и большинство соискателей будут иметь на руках 1–2 конкурирующих предложения».
Такой подход однозначно сэкономит вам время на первичном подборе. Опытные рекрутеры предоставят вам резюме нескольких кандидатов, подходящих по требованиям и с проверенными рекомендациями. К минусам этого варианта найма можно отнести платность услуги, а также то, что хорошего рекрутера также еще надо найти, иначе можно получить не лучших и тщательно отобранных, а просто первых попавшихся кандидатов. Поэтому рекомендуем искать исполнителя такой задачи на проверенных площадках, таких как HRspace.
Шаги по поиску помощника
1. Сформулируйте требования.
Определившись с тактикой поиска, очень важно четко сформулировать требования к будущему сотруднику. Четкое понимание, кто вам нужен, позволит быстрее разбирать отклики на вакансию. Определитесь с функционалом помощника:
«В соответствии с уровнем опыта и квалификации различается и уровень заработной платы. Если работа помощника требует свободного знания иностранного языка, то ожидания кандидатов по зарплате увеличиваются на 20–30%. Конечно, вы можете взять человека с меньшими навыками, под обучение, и изначально платить ему небольшой оклад, но постепенно вводить в его функционал сложные задачи и поднимать оплату труда. Но в этом случае есть риск, что сотрудник будет медленно разбираться в теме, в процессе погружения допускать ошибки, возможно, критические, а после обучения уйдет к другому работодателю».
2. Оцените уровень квалификации.
3. Определите уровень оклада.
4. Продумайте характеристики рабочего места.
«Всё же люди приходят на работу не только ради денег, но и для самореализации. И если это не учитывать, то компании грозит текучесть персонала, а это дополнительные силы, время и деньги».
После того как вы нашли себе помощника, важно избежать нескольких наиболее часто встречающихся ошибок.
Кажется, что профессионал своего дела сам должен со всем разобраться на новом месте, но в этом случае период адаптации затянется и проходить будет, скорее всего, напряженно для обеих сторон. Спланируйте погружение помощника в дела, определите критерии прохождения испытательного срока, создайте комфортную эмоциональную атмосферу, а не «дерите три шкуры» с ассистента в первую же неделю.
Не стоит рассчитывать, что с первых же дней появления у вас персонального помощника ваша жизнь кардинально изменится. Учитывайте период адаптации и погружения — никто не способен сразу же начать делать всё и идеально! Человеку просто необходимо время, чтобы понять, что и как у вас в компании устроено. И на начальном этапе именно вы будете вкладывать силы в обучение нового специалиста, зато потом он снимет с вас огромное количество задач.
Другая крайность: желание оградить нового сотрудника от рабочих трудностей, пока он не разберется в деталях и не адаптируется. Излишнее ограждение от сложных задач не дает возможности профессионального роста и не разгружает руководителя. Если вы понимаете, что вам легче всё сделать самому, чем вновь и вновь объяснять помощнику, то вам явно надо его менять.
Даже если вы наняли суперопытного бизнес-ассистента, ключевые решения по работе с подчиненными, с клиентами, контрагентами, должны оставаться за вами, как за руководителем. Высококлассный помощник может провести предварительный анализ, подготовить данные, уточнить ситуацию, но основные переговоры и решения — всегда ваша задача.
«Работа с помощником — это новый этап в работе руководителя, — говорит Марина Миронова. — Потребуется время на поиск и встраивание нового человека в бизнес-процессы вашей компании, но в случае успешного прохождения этих этапов у вас появится настоящая «правая рука», которая разгрузит вас и позволит заняться по-настоящему важными стратегическими задачами».
9 функций персонального помощника
Итак, какие функции стоит передать помощнику и какие задачи он может закрывать, причем даже работая удаленно, что крайне актуально сегодня.
«Я работаю, и внезапно возникает необходимость взглянуть на функциональные оргструктуры ресторанов, которые были нашими клиентами, — приводит пример Александр Высоцкий. — Я открываю мессенджер и надиктовываю моему помощнику голосовое сообщение: "Дружище, привет! Найди мне функциональные оргструктуры всех ресторанов, которые были на наших консалтинговых программах. Подбери, проверь и пришли пакет ссылок"».
Задание несложное, но при этом руководитель экономит кучу драгоценного времени.
Ситуация: завтра у директора координация с руководителем службы финансов компании. Она уже назначена, и тут шеф понимает, что не попросил его подготовить интересующий документ. Он не обращается к руководителю службы финансов, а пишет помощнику.
«Поверьте, даже то, что я не думаю, через какой канал (мессенджер, почта, телефонный звонок) мне связаться с каким-либо сотрудником, экономит мне время, — поясняет Александр. — То есть персональный помощник дает мне возможность сконцентрироваться исключительно на бизнесе».
Руководителю нужна презентация. Он говорит об этом помощнику, и тот передает запрос от лица директора дальше.
«Честно говоря, я даже не знаю, кто конкретно в компании отвечает за эту функцию, — улыбается Александр. — Но помощник добивается того, чтобы презентация была сделана в срок и передана мне».
Также помощник управляет встречами и координацией с высшим менеджментом компании. Например, после совещания с руководителем службы финансов шеф понимает, что хочет сделать эту встречу регулярной. Он просит помощника найти время, удобное для обеих сторон, и сделать ее повторяющейся, добавить в «Google календарь». Для этого у помощника есть доступ к календарю и электронной почте директора. Когда вопрос с координацией решен, он просто оповещает шефа.
«У меня есть требование: если назначена встреча в «Google календаре», то все документы должны быть там же прикреплены к ней, — поясняет генеральный директор компании Visotsky Consulting Александр Высоцкий. — Я должен заранее посмотреть все файлы и подготовить вопросы, если необходимо. Помощник добивается, чтобы любое запланированное мероприятие было "упаковано" в календаре согласно стандартам нашей компании».
К тому же помощник следит, чтобы встречи не пересекались и не шли сплошным потоком — чтобы руководитель бизнеса не был перегружен. Если назначается встреча, которая выходит за рамки обычного рабочего времени, — ассистент дополнительно согласовывает это с руководителем.
Шеф может увлечься: долго работать над каким-то проектом, засидеться с кем-то на совещании. Помощник напоминает ему о том, что нужно готовиться к следующей встрече или срочно куда-то ехать. Он улаживает эти вопросы, чтобы всё происходило максимально гладко.
Сюда же входят напоминания о поздравлениях близких и сотрудников с памятными и важными событиями.
Помощник организует оплаты и приобретения по личным просьбам шефа. Например, ассистент может отправить деньги маме руководителя или собрать для нее посылку. «Для Руслана это проще организовать, ведь он в России, где живет мама, а я в Штатах, — поясняет Александр Высоцкий. — Или надо оплатить услуги преподавателя английского, с которым я занимаюсь. Или купить билеты и сделать бронь номеров в гостиницах».
Помощник ищет для шефа различную информацию по покупкам: где заказать тот или иной товар, что лучше купить. Ему нужно поискать, почитать отзывы. «Например, в прошлом году я летал во Францию и хотел привезти сыр, который очень люблю, — приводит пример генеральный директор компании Visotsky Consulting Александр Высоцкий. — И я вспомнил, как кто-то говорил о том, что в США нельзя провозить продукты питания. Но я засомневался, что это правда. Тогда я обратился к Руслану, и он изучил этот вопрос подробно». У помощника больше времени узнать о товарах отзывы, изучить характеристики и предоставить варианты выбора.
Иногда шеф делает какие-то приобретения, которые относятся к компании. Например, новое оборудование для записи видео и выхода в прямой эфир. Или какие-то юридические услуги. Компания должна компенсировать руководителю его траты, но для этого нужно подавать заявки на выделение средств, следить за их согласованием и оплатой. Эта задача также делегируется помощнику.
Как отслеживать эффективность помощника
Измерять результаты можно в любой области деятельности, но сначала нужно определить ее продукт. «На мой взгляд, продукт помощника — освобожденное у руководителя время, которое тот направляет на решение важных для развития бизнеса задач, — говорит Александр Высоцкий. — Поэтому у моего персонального помощника есть статистика: каждую неделю он делает небольшой отчет, указывая, сколько часов он потратил на задачи, и распределяя их по категориям. Таким образом я могу оценивать, сколько времени он сэкономил для меня».
Важные качества помощника
Есть люди, которым действительно нравится быть помощниками. Они испытывают удовольствие от того, что поддерживают руководителя, экономят его время, делают его работу более эффективной, а жизнь — комфортной. Противоположность им — те, кому самим нравится делать, побеждать и руководить. Эти качества точно не для персонального помощника: ищите того, кому нравится помогать, делать вас сильнее, при этом оставаясь несколько в тени. Такие люди обычно не склонны «скакать» с одной работы на другую, а настроены на долгосрочное сотрудничество с одним шефом.
Избавиться от привычки делать всё самому непросто, но поверьте — оно того стоит! Учитесь делегировать, и ваши освободившиеся ресурсы поведут ваш бизнес к новым успехам в разы эффективнее.
↩ К другим статьям
